1/8 INTRODUCTION PROGRAM MANAGEMENT SUMMARY

The "Standard for Program Management - Fourth Edition" memberikan panduan mengenai prinsip-prinsip manajemen program. Dokumen ini menyediakan definisi yang diterima secara umum tentang program dan manajemen program, serta konsep-konsep penting yang mendukung kesuksesan mereka, seperti domain kinerja manajemen program, siklus hidup program, dan prinsip, praktik, serta aktivitas penting dalam manajemen program.

Edisi ini mengembangkan dan menjelaskan konsep-konsep yang telah disajikan dalam edisi sebelumnya dan sejalan dengan standar inti dan panduan yang dikeluarkan oleh Project Management Institute (PMI), termasuk "A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK)" dan "The Standard for Portfolio Management(PfMP)".

Beberapa pembahasan dalam Bab Introduction ini, diantaranya:

• 1.1 Purpose of The Standard for Program Management
• 1.2 What Is a Program?
• 1.3 What Is Program Management?
• 1.4 The Relationships between Portfolio, Program, and Project Management, and their Roles in Organizational Project Management (OPM)
• 1.5 The Relationships between Organizational Strategy, Program Management, and Operations Management
• 1.6 Business Value
• 1.7 Role of the Program Manager
• 1.8 Role of the Program Sponsor
• 1.9 Role of the Program Management Office

Dokumen ini juga menjelaskan tentang tujuan dari "Standard for Program Management", yang memberikan panduan tentang prinsip-prinsip, praktik, dan aktivitas manajemen program yang secara umum diakui mendukung praktik manajemen program yang baik dan berlaku untuk sebagian besar program, sebagian besar waktu.

"Dokumen ini juga bertujuan untuk memberikan pemahaman umum tentang peran seorang manajer program secara umum dan terutama ketika berinteraksi dengan manajer portofolio, manajer proyek, sponsor program, dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam program".

Dalam dokumen ini, dijelaskan bahwa program adalah kumpulan proyek terkait, program subsidiary, dan aktivitas program yang dikelola secara terkoordinasi untuk memperoleh manfaat yang tidak dapat diperoleh dengan mengelola mereka secara individual. Program dilaksanakan terutama untuk memberikan manfaat kepada organisasi sponsor atau pemangku kepentingan organisasi sponsor.

                                           

Manajemen program didefinisikan sebagai penerapan pengetahuan, keterampilan, dan prinsip-prinsip pada program untuk mencapai tujuan program dan memperoleh manfaat dan kontrol yang tidak dapat diperoleh dengan mengelola komponen program secara individual. Manajemen program melibatkan koordinasi komponen program untuk memastikan tujuan program tercapai dan manfaat program dihasilkan secara optimal.

Dalam konteks manajemen organisasi, terdapat interaksi dan hubungan kolaboratif antara manajemen portofolio, manajemen program, dan manajemen proyek untuk mencapai tujuan strategis organisasi secara seimbang dan berhasil. Manajemen portofolio memastikan program dan proyek dipilih, diprioritaskan, dan diberdayakan sesuai dengan rencana strategis organisasi untuk mewujudkan nilai organisasi yang diinginkan. Manajemen proyek fokus pada pengiriman output dan hasil yang dibutuhkan oleh organisasi dalam batasan waktu, biaya, dan spesifikasi yang ditentukan. Manajemen program fokus pada pengiriman manfaat organisasi yang dihasilkan dari rangkaian proyek dan program yang saling terkait.

Dalam praktiknya, manajemen program juga berinteraksi dengan manajemen operasional dalam organisasi untuk mencapai pelaksanaan tujuan strategis organisasi secara seimbang dan berhasil.

Selain itu, program dan proyek juga berkolaborasi dalam pengelolaan masalah dan risiko yang terkait dengan pencapaian tujuan program, dan adanya pertukaran informasi dan sinkronisasi tindakan antara manajer program dan manajer proyek mengingat ketergantungan di antara komponen program.

Peran Manajer Program

Manajer program adalah orang yang diberi wewenang oleh organisasi pelaksana untuk memimpin tim atau kelompok yang bertanggung jawab mencapai tujuan program. Tugas utama manajer program adalah memastikan kepemimpinan, pelaksanaan, dan kinerja program, serta membangun tim program yang mampu mencapai tujuan dan manfaat program. Peran manajer program berbeda dari peran manajer proyek. Perbedaan tersebut didasarkan pada perbedaan mendasar antara proyek dan program serta antara manajemen proyek dan manajemen program.

Dalam manajemen program, diakui bahwa cara terbaik untuk memberikan manfaat (melalui proyek, program anak, dan pekerjaan lainnya) mungkin tidak pasti. Hasil dari komponen program bisa tidak terduga dan tidak terkontrol. Sebagai konsekuensinya, program harus dikelola dengan cara yang mengakui potensi kebutuhan untuk menyesuaikan strategi dan rencana selama berlangsungnya program untuk mengoptimalkan manfaat yang diberikan. Peran utama manajer program adalah memantau hasil dan manfaat dari aktivitas komponen program dan memastikan program menyesuaikan diri sesuai kebutuhannya. Manajer program juga bertanggung jawab untuk mengelola atau mengkoordinasikan pengelolaan masalah-masalah kompleks yang mungkin muncul dalam upaya memberikan manfaat program.

Secara umum, manajer program diharapkan:

• 1. Bekerja dalam lima Domain Kinerja Manajemen Program.
• 2. Berinteraksi dengan manajer proyek dan program lainnya untuk memberikan dukungan dan panduan pada inisiatif individual yang dilakukan untuk mendukung program.
• 3. Berinteraksi dengan manajer portofolio untuk memastikan program diberikan sumber daya dan prioritas yang tepat.
• 4. Berkolaborasi dengan badan pengawas, sponsor, dan (bila berlaku) kantor manajemen program untuk memastikan program terus sesuai dengan strategi organisasi dan mendapatkan dukungan organisasi yang berkelanjutan.
• 5. Berinteraksi dengan manajer operasional dan para pemangku kepentingan untuk memastikan program menerima dukungan operasional yang sesuai dan manfaat yang dihasilkan oleh program dapat dipertahankan dengan efektif.
• 6. Memastikan bahwa pentingnya setiap komponen program diakui dan dipahami dengan baik.
• 7. Memastikan struktur program secara keseluruhan dan proses manajemen program yang diterapkan memungkinkan program dan tim komponennya menyelesaikan pekerjaan dan memberikan manfaat yang diharapkan.
• 8. Mengintegrasikan hasil, keluaran, dan manfaat komponen program ke dalam produk akhir, layanan, atau hasil program sehingga program memberikan manfaat yang dimaksudkan.
• 9. Menyediakan kepemimpinan yang efektif dan tepat bagi tim program.

Kemampuan yang diperlukan oleh seorang manajer program tergantung pada tingkat kesulitan, ketidakpastian, dan perubahan yang terkait dengan hasil atau lingkungan program. Kemampuan yang diperlukan dapat berbeda secara signifikan antara program-program yang berbeda atau bahkan antara program-program yang serupa namun menghadapi tantangan yang berbeda. Beberapa kemampuan yang umumnya diperlukan oleh manajer program antara lain:

• 1. Kemampuan berkomunikasi dengan berbagai pemangku kepentingan program.
• 2. Kemampuan berinteraksi dengan pemangku kepentingan untuk mengelola masalah-masalah kompleks yang sering muncul akibat interaksi dengan pemangku kepentingan.
• 3. Kemampuan manajemen perubahan untuk mendapatkan persetujuan dan dukungan ketika strategi atau rencana program harus disesuaikan.
• 4. Kemampuan kepemimpinan untuk membimbing tim program melalui siklus hidup program.
• 5. Kemampuan analitis untuk menilai apakah hasil komponen program akan berkontribusi sesuai yang diharapkan terhadap manfaat program atau untuk menilai dampak potensial dari peristiwa eksternal terhadap strategi atau rencana program.
• 6. Kemampuan integrasi untuk dapat menggambarkan dan menyajikan visi dan rencana strategis program secara holistik.

Manajer program yang berpengalaman dengan pengetahuan dalam area fokus programnya umumnya memiliki keuntungan dibandingkan dengan manajer program yang kurang berpengalaman dalam bidang bisnis tertentu. Bagaimanapun, manajer program yang sukses menggunakan pengetahuan, pengalaman, dan kepemimpinan dengan efektif untuk menyelaraskan pendekatan program dengan strategi organisasi, meningkatkan pengiriman manfaat program, meningkatkan kolaborasi dengan pemangku kepentingan dan komite pengarah program, serta mengelola siklus hidup program.

Selain itu, seorang manajer program diharapkan memiliki kompetensi berikut:

• 1. Mengelola detail sambil tetap memiliki pandangan holistik terhadap manfaat program.
• 2. Memiliki pengetahuan yang kuat tentang prinsip, praktik, proses, alat, dan teknik manajemen portofolio, program, dan proyek.
• 3. Berinteraksi dengan lancar dan berkolaborasi dengan komite pengarah program dan pemangku kepentingan eksekutif lainnya.
• 4. Membangun hubungan yang produktif dan kolaboratif dengan anggota tim dan pemangku kepentingan organisasi mereka.
• 5. Memanfaatkan pengetahuan bisnis, keterampilan, dan pengalaman untuk memberikan perspektif yang mendukung pemahaman dan navigasi atas ketidakpastian, ambiguitas, dan kompleksitas di lingkungan program.
• 6. Memfasilitasi pemahaman dan kesepakatan melalui penggunaan keterampilan komunikasi dan negosiasi yang kuat.

Menunjukkan kemampuan-kemampuan ini dalam konteks program atau organisasi tertentu mungkin menimbulkan tantangan unik. Program yang kompleks karena masalah desain teknis mungkin memerlukan manajer program dengan latar belakang teknik atau teknis; program yang kompleks karena melibatkan ratusan atau ribuan aktivitas terhubung mungkin memerlukan manajer program dengan latar belakang dan pengalaman luas dalam manajemen proyek. Manajer program yang berpengalaman tahu kelebihan dan kelemahan mereka dan membangun tim manajemen program yang komplementer dengan keterampilan mereka.

Untuk menambah informasi mengenai kompetensi manajemen program, bisa merujuk ke Framework Pengembangan Kompetensi Manajer Proyek dari PMI (Project Management Institute).

Peran Sponsor Program

Sponsor program adalah individu atau kelompok yang menyediakan sumber daya dan dukungan untuk program dan bertanggung jawab untuk menjamin keberhasilannya. Komite pengarah program dapat mengambil peran sponsor program. Namun, sponsor program biasanya adalah seorang eksekutif individu yang berkomitmen untuk memastikan program mendapatkan dukungan yang tepat dan dapat memberikan manfaat yang dimaksudkan. Sebagai sponsor, mereka dapat mendukung dan membantu manajer program dalam keterlibatan dengan pemangku kepentingan. Sponsor program juga memberikan bimbingan dan dukungan berharga kepada manajer program, memastikan bahwa program mendapatkan perhatian dan pertimbangan tingkat tinggi yang sesuai, serta memberitahukan manajer program mengenai perubahan organisasi yang dapat mempengaruhi program. Peran-peran yang berkaitan dengan tata kelola dan manajemen dari sponsor program dibahas lebih lanjut di bagian 5.1 dan 6.2.1.

Peran Kantor Manajemen Program (PgMO)

Kantor Manajemen Program adalah struktur manajemen yang mengstandarisasi proses-proses pengawasan yang terkait dengan program dan memfasilitasi berbagi sumber daya, metodologi, alat, dan teknik. Kantor Manajemen Program sering juga mendukung pelatihan dan kegiatan manajemen perubahan organisasi lainnya. Kantor Manajemen Program dapat didirikan dalam satu program untuk menyediakan dukungan khusus untuk program tersebut, atau independen dari program individual untuk menyediakan dukungan untuk satu atau lebih program organisasi (untuk lebih detailnya, lihat bagian 5.1 dan 6.2.3).

Ketika didirikan sebagai bagian dari sebuah program, Kantor Manajemen Program merupakan elemen penting dari infrastruktur program dan bantuan bagi manajer program. Kantor Manajemen Program dapat mendukung manajer program dengan pengelolaan berbagai proyek dan aktivitas program, misalnya dengan:

1. Menentukan proses dan prosedur manajemen program standar yang akan diikuti.
2. Memberikan pelatihan untuk memastikan standar dan praktik dipahami dengan baik.
3. Mendukung komunikasi program.
4. Mendukung aktivitas manajemen perubahan tingkat program.
5. Melakukan analisis kinerja program.
6. Mendukung manajemen jadwal dan anggaran program.
7. Menentukan standar kualitas umum untuk program dan komponennya.
8. Mendukung pengelolaan sumber daya yang efektif.
9. Menyediakan dukungan untuk pelaporan kepada pimpinan dan komite pengarah program.
10. Mendukung transfer pengetahuan dan dokumen.

Selain itu, untuk program-program besar atau kompleks, Kantor Manajemen Program dapat menyediakan dukungan manajemen tambahan untuk personil dan sumber daya lainnya, kontrak dan pengadaan, serta masalah hukum atau legislasi.

Beberapa program berlanjut selama bertahun-tahun dan mengasumsikan banyak aspek manajemen operasional yang tumpang tindih dengan manajemen operasional organisasi yang lebih besar. Kantor Manajemen Program dapat mengambil beberapa tanggung jawab ini. Peran fokus tata kelola dan manajemen spesifik dari Kantor Manajemen Program dijelaskan lebih lanjut di bagian 6 dan 8.

Beberapa organisasi memilih untuk tidak memiliki Kantor Manajemen Program yang didefinisikan secara formal. Dalam kasus-kasus tersebut, fungsi pengelolaan Kantor Manajemen Program umumnya dianggap dilakukan oleh manajer program yang ditugaskan.

Source: Standard for Program Management 4 edition