PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

FAQ - Frequently Asked Question

PMBOK GUIDE 6th Edition:

Chapter 04 PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

1. Apa maksud dan tujuan Project Integration Management?

Kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan.

2. Sebutkan dan jelaskan tujuan dari tiap proses pada Project Integration Management?

Manajemen integrasi proyek adalah koordinasi semua aspek proyek, termasuk prosesnya dan sistem terkait.

Tujuan dari tiap proses nya adalah untuk memastikan bahwa proyek dijalankan dengan baik. 

Dengan demikian, manajer proyek dapat lebih menyeimbangkan tuntutan pemangku kepentingan, harapan klien, dan tugas selama proyek.

3. Mengapa Project Integration Management dikatakan spesifik untuk Project Manager?

Integrasi spesifik untuk project manager karena untuk memastikan bahwa tim bekerja untuk menyelesaikan proyek yang diberikan dengan memastikan bahwa itu memenuhi ruang lingkup, anggaran, dan waktu. 

Akuntabilitas dan tanggung jawab manajemen integrasi proyek jatuh pada proyek manajer dan tidak dapat didelegasikan atau dipindahkan.

Selain itu, pelaksanaan manajemen integrasi yang efektif dianggap sebagai faktor penentu keberhasilan bagi Manajer Proyek.

4. Apa saja proses tailoring yang harus diperhatikan pada Integration Management?

Proses tailoring pada integration management adalah:

• Project life cycle
• Development life cycle
• Management approaches
• Knowledge management
• Change
• Governance
• Lessons learned
• Benefits

5. Apa isi assumption log yang menjadi output proses Develop Project Charter?

Assumption Log update merupakan pembaruan asumsi yang ditinjau untuk mengakomodasi informasi yang baru, yang dapat dimasukkan ke dalam pernyataan lingkup proyek atau dalam asumsi log terpisah sebagai hasil dari develop project charter yang sebelumnya sudah dibuat dan disepakati bersama.

6. Apa itu Project Charter? Sejauhmana Project Manager terlibat saat pembuatan Project

Charter?

Project Charter adalah dokumen yang digunakan untuk memulai proyek improvement. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. 

Dokumen ini menampilkan judul proyek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya.

Peran project manager saat pembuatan project charter sebagai pelaksana hasil dari pembuatan project charter yang telah disepakati bersama oleh project sponsor dan para stakeholder.

Project Sponsor bertanggung jawab terhadap pembuatan Project Charter. Project Manager bertanggung jawab dalam mengelola proyek.

7. Apa yang mendasari adanya business case?

Business Case adalah informasi penting dari suatu organisasi/ perusahaan untuk membuat atau menjalankan suatu proyek.

Business case adalah analisa nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat dan risiko dari beberapa alternatif atau pilihan yang diusulkan untuk mengembangkan perusahaan atau organisasi. Business case yang baik memiliki atribut yang terdiri dari:

• Analisa dilakukan secara menyeluruh dan meliputi semua kemungkinan, dampak, biaya dan manfaat yang diperoleh.
• Jelas dam logis dalam membandingkan dampak biaya atau manfaat dari setiap alternatif yang ada.
• Business case bersifat sistematis dalam mencatat temuan

Yang mendasari business case hampir sama dengan yang mendasari adanya project yaitu:

Pada dasarnya suatu project diadakan untuk membuat suatu hal yang unik untuk memberikan solusi, memberikan nilai lebih atau nilai competitive advantage perusahaan di market. 

Berbagai produk barang atau jasa diharapkan dapat terwujud melalui adanya project yang dilangsungkan oleh suatu perusahaan. Suatu project adalah sebenarnya berbeda dengan kegiatan rutin yang terjadi di perusahaan.

8. Apa isi Project Charter?

Berikut ini adalah contoh isi dari dokumen Project Charter.

• Project Title and Description
• Project Manager Assigned and Authority Level
• Business Case
• Resources Preassigned
• Stakeholder
• Stakeholder Requirements as Known
• Product Description/ Deliverables
• Assumptions
• Constraints
• Measurable Project Objectives
• Project Approval Requirements
• High-Level Project Risk
• Project Sponsor Authorizing

9. Apa itu Project Management plan & apa fungsinya?

Project Management Plan (Managemen Proyek) merupakan rancangan – rancangan dan keputusan dalam suatu proyek yang sedang dijalankan.

Project Management Plan berisi penjelasan bagaimana rencana-rencana dan keputusan Project dijalankan. PMBOK menyebut Project Management Plan sebagai “living document”, artinya jika terdapat perubahan pada rencana Project ketika Project berjalan, maka Project Management Plan juga harus diupdate.

Kenapa disebut sangat penting? Ini karena Project Management Plan bersisi rencana-rencana, objective, apa saja “deliverable” yang akan diberikan ke Customer, bagaimana cara menangani suatu project, bagaimana risiko ditangani, siapa yang bertanggung jawab, bagaimana Project Manager memonitor dan menangani Project, bagaimana perubahan ditangani oleh team dan Project Manager. Jika kita mencoba menyederhanakan isi dari Project Management Plan, isinya berupa 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How).

10. Apa saja komponen Project Management Plan?

Komponen atau Isi dokumen project management planadalah sebagai berikut:

• Scope Management Plan
• Schedule Management Plan
• Cost Management Plan
• Quality Management Plan
• Human Resource Management Plan
• Communications Management Plan
• Risk Management Plan
• Procurement Management Plan
• Stakeholder Management Plan
• Scope Baseline
• Schedule Baseline
• Cost Baseline

11. Apa yang mendasari adanya proses Manage Project Knowledge?

Kelola Pengetahuan Proyek atau manage adalah proses menggunakan pengetahuan yang ada dan menciptakan pengetahuan baru untuk mencapai tujuan proyek dan berkontribusi pada pembelajaran organisasi (PMBOK 6th 2018). 

Ini adalah tentang menggunakan pengetahuan yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan proyek dan kemudian menggunakan pengetahuan baru yang diperoleh pada proyek untuk berkontribusi pada tubuh pengetahuan organisasi.

Proses tersebut harus mencakup alat yang memungkinkan mengubah data menjadi informasi, dan informasi menjadi pengetahuan. Pengetahuan saat ini dapat berupa tulisan, media digital, video, audio, gambar.

Sehingga yang mendasari adanya proses manage project knowledge adalah adanya kebutuhan dari organisasi project untuk menggunakan pengetahuan yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan proyek dan kemudian menggunakan pengetahuan baru yang diperoleh pada proyek untuk berkontribusi pada pengetahuan organisasi.

12. Apa saja aktifitas yang dilakukan di Monitor & Control Project Work? Apa bedanya

antara Monitor dengan Control?

Aktifitas yang ada di Monitor dan Control Project Work adalah Proses pelacakan, peninjauan, dan pelaporan kemajuan untuk memenuhi tujuan kinerja ditetapkan dalam rencana manajemen proyek.

Bedanya monitor dengan control :

Monitor/monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program. Memantau perubahan, yang focus pada proses dan keluaran. Monitoring menyediakan data mentah untuk menjawab pertanyaan.

Sedangkan Controlling adalah pengawasan terhadap tindakan-tindakan yang dilakukan.

Controlling  adalah sebuah tindakan pemantauan kinerja ,pengawasan terhadap program kerja yang telah dirancang dengan maksud dan tujuan memastikan bahwa tujuan awal daripada kegiatan dapat terlaksana dengan abik dan benar.

13. Sebutkan dan jelaskan Project Document apa saja yang menjadi input proses MCPW!

Mengapa CR menjadi output proses MCPW?

Project Document Input proses Monitor & Control Project Work:

• Assumption log

• Basis of estimates

• Cost forecasts

• Issue log

• Lessons learned register

• Milestone list

• Quality reports

• Risk register

• Risk report

• Schedule forecasts

Change Request menjadi output dari proses Monitor & Control Project Work:

Karena Change request merupakan sebagai hasil dari proses activity yang menandakan adanya Perbaikan korektif, preventif, dan cacat mungkin menjadi bagian dari perubahan permintaan yang merupakan hasil membandingkan hasil yang direncanakan dengan hasil nyata.

14. Apa itu Changes? Apa itu Change Request?

Change(s). A modification to any formally controlled deliverable, project management plan component, or project document.

pmbok page 700, 737/976

 

Changes berarti semua hal yang mengindikasikan adanya perbedaan antara hasil dengan rencanya dan dibutuhkan adanya perubahan agar sesuai dengan rencana atau goal dari project nya.

Change request adalah Permintaan perubahan didalam acvitity proses project sebagai perbaikan korektif, preventif, dan cacat yang mungkin menjadi bagian dari perubahan permintaan yang merupakan hasil membandingkan hasil yang direncanakan dengan hasil nyata.

15. Mengapa WPI merupakan salah satu input proses MCPW? bukan WPD?

Karena Work Performance Information(WPI) berisi Data mentah yang sudah dianalisis dan diproses

WPI berada di proses direct & manage project work dan sebagai Output dari processes di Monitoring and Controlling Process Group

Contoh: Status of project cost, Forecast estimation to complete, etc

Sedangkan Work performance data(WPD) adalah Data mentah yang dihasilkan dari aktivitas yang dilakukan pekerjaan proyek

WPD berada di proses direct & manage project work dan sebagai Output of process Direct dan Manage Project Work

Contoh: Activities completion status, actual costs, actual duration, etc.

16. Apa saja aktifitas yang dilakukan pada proses Perform Integrated Change Control

(PICC)

PICC adalah Proses meninjau semua permintaan perubahan; menyetujui perubahan dan mengelola perubahan pada kiriman, aset proses organisasi, dokumen proyek, dan rencana manajemen proyek; dan mengkomunikasikan disposisi mereka.

Aktivitas pada PICC:

1. Change Request

Permintaan untuk perubahan yang berasal dari berbagai proses selama proyek berlangsung

2. Approved Change Request

Permintaan disetujui oleh CCB atau Ubah Sistem pengaturan

3. Validates Changes 

Item yang diubah atau diperbaiki diperiksa dan akan diterima atau ditolak.

17. Apa itu CCB?

Change Control Board (juga dikenal dengan singkatan CCB) adalah sekelompok orang dalam satu tim proyek siapa yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan akhir tentang apakah dan kapan kita harus membuat perubahan tertentu pada sistem dalam suatu proyek. Proses di mana Change Control Board menentukan apakah dan kapan serangkaian perubahan harus dibuat memiliki dua elemen.

1. Change Control Board harus menganalisis dan menilai dampak dari perubahan yang diusulkan pada sistem.
2. Setelah pertimbangan ini, Dewan Kontrol Perubahan dapat menyetujui permintaan perubahan, menolaknya, membatalkan perubahan, meminta informasi lebih lanjut atau menunda keputusan

18. Jelaskan mengenai mengenai proses Close Project or Phase. Mengapa proses ini

penting?

Proses penyelesaian semua aktivitas di semua Grup Proses Manajemen Proyek untuk

menyelesaikan proyek atau fase secara formal.

Proses ini penting karena bermanfaat untuk mengarsipkan informasi proyek atau fase, pekerjaan yang direncanakan selesai, dan sumber daya tim organisasi dilepaskan untuk mengejar upaya baru.

19. Mengapa Project Charter & Project Management Plan menjadi input proses Close

Project or Phase?

Karena untuk mentukan exit criteria / close project sesuai dengan yang tercantuk didalam project charter.

Adapun untuk Project Management plan karena untuk mendapatkan informasi dan mengukur keberhasilan project antara plan dengan outcome nya, serta project management plan juga sebagai rujukan untuk dokumentasi untuk arsip informasi pada saat closing project.

20. Apa itu accepted deliverables?

Adalah produk atau layanan yang Anda berikan kepada klien Anda yang memenuhi kriteria penerimaan yang ditentukan. 

Ini bisa berupa produk perangkat lunak yang disampaikan secara bertahap yang memenuhi persyaratan produk akhir atau program pelatihan tentang cara menggunakan sistem tertentu. Ini juga bisa berupa dokumen atau laporan atau produk lain yang membentuk keseluruhan proyek.

21. Apa saja administrative closure yang harus dicek pada proses Close Project or Phase?

Penutupan Administratif mengacu pada penyelesaian akhir dan penutupan proyek. Ini adalah bagian penting dari area Pengetahuan Manajemen Integrasi yang dicapai ketika semua pekerjaan diverifikasi, dikirimkan, dan diterima oleh pelanggan. Semua perselisihan diangkat, diselesaikan dan ditutup. Diantaranya:

• Dokumentasi pekerjaan proyek.
• Konfirmasi bahwa produk sesuai dengan persyaratan dan spesifikasi.
• Analisis keberhasilan atau kegagalan proyek.
• Analisis efektivitas proses manajemen proyek.
• Dokumentasi Pembelajaran.