Driven IT Strategic Management for Domain Service, Delivery and Support using Cobit Framework (Case Study : Retail Industry)

 repost from source

After years of stagnating IT project success rates and project failures, a new Pulse of the Profession report from the Project Management Institute (PMI) shows that success rates for IT projects are finally on the rise.

Information technology and business are becoming inextricably interwoven. I don't think anybody can talk meaningfully about one without the talking about the other. #Bill Gates

Information technology is at the core of how you do your business and how your business model itself evolves. #Satya Nadella

Teknologi informasi (TI) merupakan suatu bagian yang sangat penting bagi perusahaan atau lembaga.Perusahaan atau lembaga menempatkan teknologi informasi sebagi suatu hal yang dapat mendukung pencapaian rencana strategis perusahaan untuk mencapai sasaran visi, misi dan tujuan perusahaan atau lembaga tersebut. Teknologi informasi akan mendapatkan hasil yang efektif apa bila menggunana tata kelola yang baik dalam penggunaannya. Teknologi informasi yang baik adalah mampu diukur dan di evaluasi sehingga menghasilan nilai dan kapabilitas dan menyusun rekomendasi terhadap teknologi informasi yang di pakai.Analisa yang digunakan adalam framework COBIT 5 pada domain DSS (Delivery, service, and support).COBIT (Control Ojective for Information and related Technology) merupakan sekumpulan praktek terbaik (best practice) bagi pengelolaan teknologi informasi (IT management). Dengan kondisi teknologi informasi yang sedang berlangsung dan kebutuhan untuk mengirimkan layanan, melayani, dan mendukung layanan teknologi informasi.

 

Background

Perkembangan teknologi informasi yang disertai perkembangan internet saling mendukung satu sama lain sehingga melahirkan konsep Teknologi Informasi berbasis internet yang perkembangannya semakin luas dan semakin meningkat telah diterapkan dalam bisnis perusahaan diberbagai bidang. Kegiatan manusia sehari-hari tidak terlepas dari proses komunikasi. Perkembangan teknologi telekomunikasi memungkinkan terciptanya beraneka ragam perangkat telekomunikasi. Sistem informasi merupakan sistem yang berisi jaringan SPD (sistem pengolahan data), yang dilengkapi kanal-kanal komunikasi yang digunakan dalam sistem organisasi data.Sistem informasi berbasis komputer di butuhkan oleh perusahaan misalnya untuk mengelola data transaksi, sumber daya manusia, promosi, promosidan pelayanan terhadap pelanggan. Teknologi informasi (TI) saat ini menjadi teknologi yang banyak digunakan oleh hampir seluruh perusahaan atau lembaga dan dipercaya dapat membantu meningkatkan efisiensi proses yang berlangsung dan meningkatkan efektifitas. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan suatu pengelolaan TI yang ada secara terstruktur.Tata kelola TI memungkinkan Perusahaan atau lembaga tersebut berupaya untuk menerapkan suatu sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuannya misalnya untuk meningkatkan kegiatan operasional kerja.COBIT (Control Ojective for Information and related Technology) merupakan sekumpulan praktek terbaik (best practice) bagi pengelolaan teknologi informasi (IT management).

COBIT 5 menggabungkan pemikiran terbaru dalam tata kelola perusahaan dan manajemen teknik, dan memberikan prinsip-prinsip yang diterima secara global, praktek, alat-alat analisis dan model untuk membantu meningkatkan kepercayaan, dan nilai dari sistem informasi. Domain DSS dipilih karena dianggap sesuai dengan kondisi teknologi informasi yang akan di analisa saat ini. Dengan kondisi teknologi informasi yang sedang berlangsung dan kebutuhan untuk mengirimkan layanan, melayani, dan mendukung layanan teknologi informasi, maka Domain DSS yang dianggap sesuai dengan hal tersebut.

Define Problems

Sebagai Perusahaan Retail di Indonesia, dalam penerapan update maupun upgrade aplikasi sering kali menghadapi beberapa masalah sehingga mengganggu operasional perusahaan serta pelayanan terhadap pelanggan. Beberapa masalah tersebut antara lain:

• Database server yang tidak up to date dikarenakan masalah replikasi database yang tidak berjalan baik
• Update maupun Upgrade dilakukan secara bersamaan seluruh Site atau cabang sehingga terjadi masalah di semua cabang.
• User atau pengguna tidak dilakukan training terlebih dahulu sehingga sering terjadi kesalahan dalam menggunankan aplikasi terbaru.

Dengan beberapa masalah diatas perlu dilakukan perbaikan dari sisi tata kelola IT sehingga diharapkan semua kegiatan Update maupun Upgrade aplikasi tidak akan mengganggu operasional perusahaan

Discussion

COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) adalah suatu panduan standar praktek manajemen teknologi informasi dan sekumpulan dokumentasi best practices untuk tata kelola TI yang dapat membantu auditor, manajemen, dan pengguna untuk menjembatani pemisah (gap) antara risiko bisnis, kebutuhan pengendalian, dan permasalahan-permasalahan teknis COBIT 5.0 yang dirilis pada tahun 2012. COBIT merupakan kombinasi dari prinsip-prinsip yang telah ditanamkan yang dilengkapi dengan balance scorecard dan dapat digunakan sebagai acuan model (seperti COSO) dan disejajarkan dengan standar industri, seperti ITIL, CMM, BS779, ISO 9000.Domain DSS (Deliver, Service and Support) merupakan sebuah domain yang digunakan dalam analisa teknologi informasi dalam area menajemen yang di dalamnya terdapat beberapa proses.

Berdasarkan penjelasan pada, Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT 5) secara umum memiliki 5 prinsip dasar :

• Prinsip 1. Meeting Stakeholder Needs
• Prinsip 2. Covering the Enterprise End-to-End
• Prinsip 3. Applying a Single, Integrated Network
• Prinsip 4. Enabling a Holistic Approach
• Prinsip 5. Separating Governance from Management

Selain itu, COBIT 5 membagi proses tata kelola dan manajemen TI perusahaan menjadi dua domain proses utama

• 1. Tata Kelola, memuat tiga proses tata kelola, dimana akan ditentukan praktik -praktik dalam setiap proses Evaluate, Direct, dan Monitor (EDM).
• 2. Manajemen, memuat empat domain, sejajar dengan area tanggung jawab dari Plan, Build, Run, and Monitor (PBRM), dan menyediakan ruang lingkup TI yang menyeluruh dari ujung ke ujung.

COBIT juga memiliki Domain Mandatory yang merupakan evolusi dari domain dan struktur proses dalam COBIT v 4.1, yaitu:

• a. Align, Plan, and Organize (APO) – Penyelarasan, Perencanaan, dan Pengaturan.
• b. Build, Acquare, and Implement (BAI) – Membangun, Memperoleh, dan Mengimplementasikan.
• c. Deliver, Service and Support (DSS) – Mengirimkan, Layanan, dan Dukungan.
• d. Monitor, Evaluate, and Assess (MEA) – Pengawasan, Evaluasi, dan Penilaian.

Implementation of the solution

Dalam Retail Industry, sebuah perusahaan melakukan pembagian IT Departement menjadi :

• IT HO (Head Office) : IT Programmer dan Development, IT Database Administrator, IT Network Administrator, IT Analisis Programmer dan SOP serta IT Support
• IT SITE merupakan IT Support

1. IT Support bertanggungjawab :

• Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan IT.
• Membeli hardware IT, software dan hal-hal lain yang berhubungan dengan hal tersebut.
• Instalasi, perawatan dan penyediaan dukungan harian baik untuk hardware & software Windows & Macintosh, peralatan termasuk printer, scanner, hard-drives external.
• Korespondensi dengan penyedia jasa eksternal termasuk Internet Service Provider, penyedia jasa Email, hardware, dan software supplier.
• Mengatur penawaran harga barang dan tanda terima dengan supplier untuk kebutuhan yang berhubungan dengan IT.
• Menyediakan data / informasi yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan department regular.

2. Network Administrator, mengurusi, mengoperasi, maintain, dan perawatan jaringan LAN maupun WAN, manajemen sistem serta dukungan terhadap perangkat kerasnya, mengarsipkan data, serta maintain dan perawatan komputer.

3. IT Programmer, tanggung jawabnya adalah mengambil bagian dalam pengembangan dan integrasi perangkat lunak, mengembangkan secara aktif kemampuan dalam pengembangan perangkat lunak, menerima permintaan user untuk masalah-masalah yang harus diselesaikan, menyediakan dukungan dan penyelesaian masalah konsumen baik untuk konsumen internal maupun eksternal, bertanggung jawab atas kepuasan terkini pelanggan, melakukan tugas-tugas yang berkaitan dan tanggung jawab yang diminta, , mengerjakan macam-macam tugas terkait seperti yang diberikan, dan membentuk kekompakan maksimum dalam perusahaan bersama dengan rekan-rekan dalam perusahaan.

4. Database Administrator, bertanggung jawab untuk administrasi dan pemeliharaan teknis yang menyangkut perusahaan dalam pembagian sistem database.

5. IT Analisis Programmer dan SOP, hanya menulis, memodifikasi dan me-review software komputer. Programmer Analyst bertanggung jawab untuk menginterprestasi coding pekerjaan Software Engineer dan menjalankannya dengan sebuah komputer, mengujinya, meng-encoding, mendokumentasikan, dan men-debug program.

Dalam penerapan domain DSS mencangkup beberapa implementasi aplikasi dan Database server :

Implementasi aplikasi baik update maupun upgrade dengan menggunakan tehnik Pilot Project. Salah satu penerapannya adalah implementasi aplikasi POS (Point Of Sales).

Conslusion

Dari hasil pengamatan proses Deliver Services and Support (DDS), Domain ini mencakup penyampaian hasil aktual dari layanan yang diminta, termasuk pengelolaan kelancaran dan keamanan, dukungan layanan terhadap pengguna serta pengelolaan data dan operasional fasilitas, yang meliputi:

• Mengidentifikasi dan mengelola tingkat layanan sehingga selama proses update tidak mengganggu operasional perusahaan.
• Mengelola layanan pihak ketiga, dalam hal ini adalah supplier dan pelanggan tidak akan mengalami resiko apapun.
• Mengelola kinerja dan kapasitas, dengan menggunakan teknik perubahan dengan menggunakan teknik Pilot Project merupakan langkah yang efektif dan efisien dan tidak mengganggu operasional perusahaan secara keseluruhan.
• Memastikan keamanan sistem, Deliver Services and Support (DDS) yang berjalan baik keamanan sistem juga terjaga dengan baik

Source:

• Project IT Team: Hartono & Partner
• https://www.isaca.org/Journal/archives/2013/Volume-1/Pages/Convenient-Quality-Control-for-IT-Governance-aware-Enterprises.aspx
• Wikipedia
• ITGD
• dailysocial
• https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018
• https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017
• etc