Connecting the Dots

Mengidentifikasi beberapa project yang perlu dikelompokkan menjadi satu program tidak selalu dimulai dari pertanyaan, “Project mana yang mirip?”, tetapi dari pertanyaan yang lebih fundamental: “Strategic objective dan outcome apa yang ingin dicapai?”

Mindset dan the way thinking nya adalah melihat setiap project bukan sebagai pekerjaan yang berdiri sendiri, tetapi sebagai bagian dari sebuah ekosistem yang bersama-sama dapat menghasilkan greater value and benefits. Dalam The Standard for Program Management – Fifth Edition PMI, program dibentuk ketika beberapa component memiliki keterkaitan dan perlu dikelola secara terkoordinasi untuk menghasilkan benefits dan outcomes yang tidak optimal apabila masing-masing berjalan sendiri.

Bayangkan perayaan Hari Kemerdekaan setiap tahun di sebuah kompleks perumahan. Di dalamnya ada berbagai aktivitas: lomba anak-anak, lomba dewasa, pemasangan dekorasi, kebersihan lingkungan, pengaturan keamanan, konsumsi, panggung hiburan, dokumentasi, hingga bazar warga oleh warga. Semua aktivitas tersebut berbeda, memiliki koordinator, schedule, resources, dan cara kerja masing-masing. Namun semuanya diarahkan pada satu common goal: menciptakan perayaan yang sukses sekaligus mempererat kebersamaan warga.

Ada pula interdependency. Dekorasi dan persiapan lokasi harus selesai sebelum acara, keamanan harus menyesuaikan rangkaian kegiatan, konsumsi perlu mengetahui jumlah peserta, sementara dokumentasi harus mengikuti keseluruhan event. Pada akhirnya, berbagai aktivitas yang awalnya terpisah bertemu dalam satu collective outcome: panggung seni dan hiburan, pengumuman pemenang lomba, ramah tamah, serta makan bersama untuk membangun keakraban, kekompakan, dan rasa memiliki sebagai satu komunitas.

Di sinilah terlihat bahwa tidak semua aktivitas harus sama untuk menjadi bagian dari satu program. Lomba anak-anak dan pengaturan keamanan jelas berbeda, tetapi tetap berada dalam satu kesatuan karena memiliki common outcome, shared stakeholders, dependencies, schedule, dan collective benefits.

Sebaliknya, jika pada periode yang sama seorang warga merenovasi rumah atau mengikuti kursus kue, aktivitas tersebut tidak otomatis menjadi bagian dari program karena tidak memiliki meaningful dependency atau collective benefit terhadap acara.

Begitu pula dalam organisasi. Beberapa project boleh berbeda technology, department, atau scope, tetapi dapat menjadi satu program apabila terdapat strategic alignment, interdependencies, integrated outcome, dan kebutuhan coordinated management. Sebaliknya, project yang benefit-nya dapat dicapai secara independen dengan dependency minimal lebih tepat tetap dikelola sebagai individual project dalam portfolio.

Program bukan sekadar kumpulan project yang serumpun. Program adalah orkestrasi berbagai component yang berbeda untuk menghasilkan outcome dan benefits bersama yang lebih besar. Itulah way of thinking yang membedakan project delivery dengan program management.

Semua link: https://lnk.bio/wawanridwan

Enjoying WRNOTE? You can support the channel here:
Saweria: https://saweria.co/wrnote
Trakteer: https://trakteer.id/wrnote
Ko-fi: https://ko-fi.com/wrnote
Your support keeps this channel going - thank you for being part of the journey!